Para poder enfrentarse a emergencias de cualquier magnitud, es necesaria cierta planificación y ello requiere de una organización. Los dos elementos clave de una emergencia son:

Evacuación

El patrimonio más importante de cualquier empresa es el personal, no sólo sus empleados, sino sus visitantes como vendedores, proveedores, clientes, transportistas u otros que se puedan encontrar en el edificio en determinado momento. Para el control de las personas ajenas que ingresan a la empresa una herramienta importante para tener en cuenta es realizar un registro de los mismos al entrar al edificio, indicando cual es el objeto de la visita y la persona que van a visitar.

Se debe establecer un plan de evacuación, designando a las personas que lo vayan a dirigir. Los principales elementos del plan son los siguientes:

Vías de evacuación: Se debe prever las vías de evacuación disponibles en cada local de trabajo en caso de incendio. Se debe contar con planos donde se ubique las vías de evacuación y las opciones de salida. Además en los planos se debe colocar los puntos de reunión, de existir los mismos.

Responsabilidades de los guías responsables: según la envergadura del edificio se debe prever la designación de un guía responsable por cada local de trabajo y un responsable único que dirija el procedimiento. Las responsabilidades del coordinador general y los guías específicos deben definirse en el plan. Dentro de las principales responsabilidades encontramos:

Llevar la cuenta exacta de los evacuados de su sector y pasar la información al responsable único.

Organiza la evacuación de las personas en caso de ser necesaria.

Establece la necesidad o no de impartir Primeros Auxilios a las personas accidentadas.

Comunicar a emergencias médicas la existencia posibles heridos.

Responsabilidades de los empleados: Entre los deberes de cada empleado está el asegurarse de que los visitantes o extraños que haya en su zona salen del edificio con ellos, así como cerrar y apagar los equipos que no se pueden dejar funcionando solos.

El plan de evacuación debe explicar cual es la señal de evacuar y esto lo debe conocer bien las personas afectadas. El plan de evacuación se debe practicar al menos una vez por año. Esta es la única manera de asegurarse que los empleados sepan lo que hay que hacer cuando se produzca de verdad una emergencia.

Control de las emergencias

La clave de la planificación de emergencias es tener un equipo organizado que se encargue de controlarlas. La responsabilidad del equipo durante la emergencia es intentar controlar lo que sucedes, dentro de sus posibilidades. Sus objetivos principales son:

Proteger a las personas que haya en las instalaciones.

Reducir al mínimo las posibles pérdidas.

Evitar la mala imagen que puede dar la emergencia.

La persona clave en este equipo es generalmente el jefe de la brigada o coordinador general. En el equipo deben estar además:

Alguna persona de ingeniería que tenga los planos del edificio y sepa donde están los equipos mecánicos, instalaciones , etc.

Alguna persona que conozca las operaciones, los materiales peligrosos que se utilizan, donde están y que otras operaciones pueden crear problemas especiales al servicio de bomberos.

El jefe de evacuación del cual hablamos anteriormente.

Hay que designar una cuarta persona que coordine la información y que dé al servicio de bomberos y de emergencias médicas cuando llegue la información necesaria y trabaje con el equipo de emergencia para darle cualquier información adicional que pueda necesitar el servicio de bomberos o la ambulancia en el curso del cualquier incidente.

Si la emergencia es importante y sobre todo si afecta a una fábrica, se debe esperar la presencia de los medios de comunicación. Hay que designar por tanto a una persona como portavoz para este caso. Hay que preparar las posibles preguntas como:

¿Qué ha sucedido?

¿Ha habido heridos?

¿Qué daños se han producido?

¿A qué se dedica la fábrica?

Número de empleados

Para preparar esta información hay que reunir datos de la fábrica. Estos datos serán dado por la dirección de la empresa.

Además hay que establecer de antemanos la posibilidad de que los periodistas quieran fotos y visitar la zona de emergencia.